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上司に評価される説明 6つのプロセス 


06 22, 2009 | Tag,プレゼン,コミュニケーション,ビジネススキル

上司に説明するときに使える6つのプロセスをご紹介。

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1.相手に心の準備をさせる

これから話す内容は○○についてです。
これから話す内容は3点あります。○○と○○と○○です。


2.まず出来事を説明して、次に感想・解釈を述べる。

これが逆の順序だと話がまったく読めなくなります。上司はあなたの感想をまず欲してるわけではないはずです。あなたが大変な目にあって真っ先に感想を話したい気持ちは分かりますが、相手が状況をイメージしやすいように説明する方が親切です。


3.結論から話す。

大きな情報から小さな情報へつなげていくイメージです。
テレビで見かける、結局あなたの言いたいことはなんですか?イエスなの?ノーなの?という政治家。これに対するイラツキは上司もあなたに感じているかもしれません。


4.一つの話に結論は一つ


長すぎる説明はせっかくの熱い説明を無駄にしてしまいます。とにかく内容を削ることが必要です。何度も推敲していると削れる部分が見つかるはずです。
そしてこれも大切。短文で構成することです。文章もそうですが、人が話す内容でもあまりに長いと何が言いたいのか分からなくなってきます。校長先生のスピーチを思い出しますね。


5.結論で始まり、結論で終わる。

上司に説明をする時はなるべく簡潔にまとめることが大切です。しかし、どうしても長くなってしまう場合は初めに述べた結論を最後にもう一度繰り返しましょう。


6.「お願い」をする。

「助けてほしい」、とか「相談したい」という言葉は上司の心を動かすのに有効な言葉です。誰でもお願いをされると弱いもの。
そして最後のこのシメではこちらで選択肢を用意しておくことが説明上手の秘訣です。あなたが上司に説明するとき、どういう反応をしてほしいか、どういう決断をしてほしいかは既に決まっていることが多いと思います。それなら、最後にA案、B案、C案のどれにしましょうか、とはじめから選択肢を与えてしまうのです。


以上6つのプロセスでした。


考えていることを上手に伝えるのは、私にとっても常に課題です。多くは説明する側とされる側の二者間で前提が違うことが情報伝達の障害になっていると思います。それならある程度決まり切った手順にして、いつもそのプロセスどおりにやってみるのはどうか、と考えたのが今回のエントリーです。

ブログのような文章によるコミュニケーションだと考える時間があっていいのですが、対面での説明は唐突に訪れる場合がありますよね。この場合は考える時間がないので、さらに難易度が高いと思います。やっぱり型を身につけておくの有効なのではないでしょうか。

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