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これはスゴイ!「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」


12 27, 2008 | Tag,GTD,田口元,百式,行動管理,タスク管理

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術はじめてのGTD ストレスフリーの整理術
(2008/12/24)
デビッド・アレン

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仕事に対するストレスの一番の原因は「やるべき事」が自分自身で把握できていないことにあるかもしれません。日々降りかかってくる仕事を上手に管理することができれば、予期せぬ仕事に対しても余裕を持って対処できそうです。

GTDとはGetting Things Doneの略ですが、これは「戦略的な観点からエネルギーを集中させるべきところに集中させつつ、エネルギーの無駄を極力排除することが出来るような信頼できるシステム」のことです。

これを利用することで、自分の目標や行動を把握し、たくさんの「やるべき事」を頭の外で管理するので、今目の前の「やるべき事」に集中できるようになり、ストレスを軽減しながらタスクを完了していくことが出来ます。



様々なHow to本に共通して言えることだと思いますが、本書も同様で、内容を読んで理解しただけでは内容を活かすには不十分だと思います。実際に使ってみることです。



内容をとても気に入ったので、私もGTDを使ってみました。

本書の監訳者はブログ百式IDEA*IDEAで有名な田口元さんです。
これらのブログには本当に多くの役に立つツールが紹介されています。


GTDのプロセスを順次挙げていきます。
本書では紙とペンを用いた方法が紹介されていましたが、私はパソコン上で管理した方が便利だと思うので、それに伴って必要なソフトも紹介します。

  1. 頭の中の「気になっているもの」すべてを書き出す

  2. 全て書き出してそれを「in-boxフォルダ」の中に入れる


  3. それらを今行動を起こすべきか吟味する

  4. そして今行動を起こす必要のないものは
    • ゴミ箱
    • 「いつかやる/多分やる」リスト
    • 資料フォルダ

    これらのフォルダに整理する。


  5. 次に行動するリストが複数あったら

    • 「プロジェクトリスト」
    • 「プロジェクトの参考情報」

    を作る。このプロジェクトは、計画が本来の人生の目的に沿っているかとか、大局的に自分のGTDを見渡す時に役立てる。


  6. 次に取るべき行動のうち2分以内に出来ることはいますぐやる



  7. 残りの取るべき行動リストをさらに以下に分類する

    • 連絡待ちリスト
    • 自分でやるべきでないものをこのリストに入れる
    • カレンダー
    • 特定の日付にやらなければならないことだけカレンダーに書き込む
    • 「次に取るべき行動」
    • 本当の「次に取るべき行動」があぶりだされる。



このプロセスは本書の中にあるフローチャートを見ないと実際には分かりにくいかもしれません。

私は本書の内容を元に、コレ▼

を使ってチャートを作り、そこにどんどん入力するようにしました。このソフトは操作性に優れているので、とても使いやすいし、パソコンのソフトなので、随時簡単に更新できる点がとても便利です。



さらに、情報を一元管理するために
(フリーソフト)
21_logo.gif
http://www.livedrive.com/
百式:無料かつ容量無制限!柔軟な設定ができて使いやすいオンラインストレージの決定版『LiveDrive』


こちらも情報の一元管理に役立ちます。
(フリーソフト)
36t_bor.jpg
https://www.getdropbox.com/
シゴタノ!:2009年も使っていきたい5つのツール

早速ダウロードしてみましたが、これでパソコンさえあれば、いつでもどこでも自分のタスクを一元管理できそうです。上の二つのソフトのうち、どちらがより使いやすいソフトなのかはまだそれほど使い込んでないので、答えは出ていません。

常々思うのですが、情報は一つの場所に保存しおく方がその情報を使う時に使いやすいと思います。
また、オンラインストレージは外付けのHDDのように、バックアップとしても使えることが有用な点です。



GTDでは週単位で「行動」を見直すことが大切です。今週出来なかったけど、来週はやろうと思っていることや、もうやる必要のないことを週末に見直して、次の週につなげます。

いったんin-boxに入れた情報はどんどん下位の行動リストに落とし込んで、in-boxは空にしておかなければいけません。でないと、いつまでも自分の頭の中はモヤモヤしたままです。


慣れるまでにまだ時間がかかりそうですが、これは身につけたら結構な武器になりそうです。

年末に一年を振り返るもよし、年始にやるべき事を考えるのもよし、とにかくやってみることが大事だと思われる一冊でした。




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