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全体最適化をめざす 【書評】小飼弾の 「仕組み」進化論


03 23, 2009 | Tag,仕組み,医療

小飼弾の 「仕組み」進化論小飼弾の 「仕組み」進化論
(2009/03/19)
小飼 弾

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dankogaiさんの新刊です。

今回の著作は前作:弾言に比べてdankogaiさんの一プログラマーとしての経験、オンザエッジ時代のCTOとしての経験や、予想外に今の仕事をすることになった顛末なども書かれていて、そちらも興味深く読めました。

本書は巷でもてはやされている「仕組み」についての本です。他の仕組み本と違うのは本書が「仕組み」の負の面についても書かれていることでしょうか。

代表的な仕組みである「マニュアル」が時に害になることなどが書かれていました。たしかにマニュアルがいつの間にか分厚くなりすぎて、こんなもの誰が読むんだ?というようなものは周りを見渡すとたくさんあります。これでは意味がないですね。


私が読んでいて、一番考えさせられたのは本書に出てきた医療の仕組みについてです。

医療における「トラブルに対する対応」と「仕事の効率化」、この2つについて考えさせられました。

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たしかにライフハック【書評】情報ダイエット仕事術


01 14, 2009 | Tag,ライフハック,GTD,タスク管理

情報ダイエット仕事術情報ダイエット仕事術
(2008/12/20)
堀 E. 正岳

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本書はブログ:Lifehacking.jp管理人の堀 E. 正岳さんの著作です。マインドマップ的読書感想文:【オススメ】「情報ダイエット仕事術」堀 E. 正岳で紹介されていたのがきっかけで読んでみました。

ブログ:Lifehacking.jpはすぐに応用可能な知識を記事にしてくれているのでとても参考になります。

本書もそういった誰でも応用可能な知恵を授けてくれる本だと思います。


以前にこれはスゴイ!「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」でも紹介したのですが、本書はGTD的な内容を取り入れた本です。

GTDの目的は「やらなければならない事によるストレスから解放される」というものです。これにより、日々やらなければならないタスクを、なるべく自分の頭の中だけで管理しようとせず、自分とは別個の「外部脳」の中で管理することで、日々のストレスを軽減させることができます。


本書の中で気に入ったのは2分・5分・15分ルールです。
GTDの基本なのだと思うのですが、より実際に即した方法が紹介されていました。
自分流にアレンジして紹介します。

まずはとりかからなければならないものを、「2分でできること」「5分くらいあればできそうなこと」「15分以上かかりそうなもの」の3つに分けます。ここが大切なポイントです。とりかからなければならないものがどれくらいの時間をかけたら終わるのか自分で分析しなければいけません。

その分類ができたら、

「2分でできること」は今すぐやってしまいます。

「5分くらいあればできそうなこと」は必ず「To Do リスト」などの媒体に一旦記載します。そして列挙されたリストを順次こなしていきます。

「15分以上かかりそうなもの」も別のリストに記載し、できるだけ終了するまでにかかりそうな時間を予測した後、時間を確保し、とりかかります。


「5分、15分以上かけてやること」をやっている時にしばしば直面する問題の一つに、途中で雑多な「やらなければいけない事」が出現してくるということがあります。人間生きていれば、この状況に出くわすのは仕方ありません。これに対してどう対処するかなのですが、このように考えます。

それが2分でできることなら、今すぐやってしまう。

5分かそれ以上かかるようなら「To Do リスト」や「15分以上かかるもののリスト」に書き足して、リストの順に(優先度は適宜変えても良い)、順次とりかかる。

こうすることで、あれもこれも、という精神的なプレッシャーから解放され、目の前のことに集中できるようになります。


私はGTDを実践する上で、ウェブを使った外部脳とアナログの手帳を併用するのがいい方法だと思って、今始めているところです。

みなさんも本書を読んで自分流にアレンジしたタスク管理をしてみてはいかがでしょうか?



本書に書いてあったことなのですが、堀さんは1日1論文読むのを日課にされているそうです。本業が科学者という職業なので、論文を読むのは必須なのでしょうが、忙しい合間を縫ってコンスタントに論文を読むのはなかなか難しいことだと思います。本書に載っているようなタスク管理をしていればこそ、できることなのかもしれません。

私も仕事柄、日々新しい論文を読んだ方が良いのですが、1日1論文とまではいかないまでも見習っていきたいと思います。


参考記事:
これはスゴイ!「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」
パソコンで実践するGTD-LiveDriveとDropboxの使いわけについて-



情報処理ライフハック【書評】情報力


01 10, 2009 | Tag,情報処理,ライフハック

情報力情報力
(2009/01/09)
橋本 大也

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ネット上には様々な情報が溢れかえっています。ネットを利用すれば、様々な情報にアクセスでき、簡単に利用できますが、気をつけないと情報の海で溺れてしまいます。情報は収集する技術もそうですが、整理していつでも参照できるようにすることが大切だと思います。

本書の著者はブログ情報考学 Passion For The Futureで有名な橋本大也さんです。大学生の時からウェブ上の様々な情報を収集、整理し、それを強みに現在はデータセクション株式会社の取締役をされているそうです。

さすがという感じで参考になる部分がたくさんあったので記事にしたいと思います。


個人が実践する情報処理技術には4段階のステップがあります。

 1.収集
 2.整理
 3.分析
 4.活用


です。

収集の中心になるのは今やネットであると思いますが、気をつけないといけないのはネット上の情報は本当か嘘か判別が難しいというところです。仕入れた情報が利用価値のあるものか自分で判断する必要があります。正確な情報が知りたければ、やはり教科書などの書籍が必要でしょう。書籍はある程度検閲されているため、情報がブラッシュアップされています。

検索する上でのコツとして画像検索を利用したり、検索ワードを工夫することがあります。例えば、検索するときにマイナスの記号(-)を加えることで、検索対象から省きたい内容を実際の表示結果から省くことができます。


整理をする上で大切なのは情報をなるべく一元化し、利用可能な形にしておくことでしょう。この目的を達成する上ではオンラインストレージが有用だと思います。本書の中で紹介されていたDropboxEVERNOTEは一元化とパソコン間でのデータ共有に便利そうなので、早速使ってみることにしています。
ブログの活用もいいですね。ブログに記事にした内容は書評もそうですが、理解、咀嚼していったん自分のものになります。そういう知識は後から見直しても利用可能な知識です。著者の橋本さんは自分のブログに書いた記事を、後から見なおして仕事の時に参考にしたりしているそうです。


分析は上にも書いたとおり、その情報が妥当かどうかの判断です。また、調べたい情報を、ネット上の知識をどうやって組み合わせて得るかというのも分析になると思います。雑多な知識を組み合わせて目的の情報にたどり着くわけです。ネット上の知識は様々な人がいろんな意見を言っていたりするので、それらの意見も参考になると思います。はてななどでの情報収集が役に立ちます。


実際に情報を活用する段階で本書を読んで役に立ったのは、このPREPというフレームワークです。

 Point(要点)
 Reason(理由)
 Example(事例)
 Point(結論としての要点)

このような型を身に付けておくと、すぐに活用できる情報として保存しておくことができます。
あとは、整理するときに思い出す時に便利なようにタグ付けしておくことも情報を活用する上で大切だと思います。


本書には様々な情報処理に役立つツールが紹介されています。ただ、全てのツールが全員に役立つというわけではないと思うので、興味のある方は本書を参考にして利用してみることをお勧めします。



最近は情報処理に関するライフハックにはまっています。
パソコンで実践するGTD-LiveDriveとDropboxの使いわけについて-でも紹介したようにウェブ素人がパソコンを使って上手に情報処理をすることを今考えていますが、本書にも登場したEVERNOTEを最近使い始めたところです。保存できるデータが有料版に比べて少ないみたいですが、無料版から早速試してみることにしました。

ネット上にはEVERNOTEの解説もちらほらあり、それも参考にしているのですが、実際に使ってみないと、便利なのかそうでないのか分かりません。なので、使ってみてまたこのブログで報告したいと思います。



パソコンで実践するGTD-LiveDriveとDropboxの使いわけについて-


01 04, 2009 | Tag,GTD,LiveDrive,Dropbox,ライフハック

先日からGTD(Getting Things Done)を利用してタスク管理しようと試みています。

パソコンを利用したGTDを実践したいと思っているのですが、以前にメタノート:これはスゴイ!「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」で紹介したLiveDriveDropboxの使い分け方がようやく分かった(遅い!?)ので、リポートしておきます。



パソコンでGTDを行う場合、アナログの場合と違ってデータを手元に置いて思いついた時にすぐに更新したり、参照できない点が不便なところだと思います。

なので、私は手元管理できるメモ帳としてアナログ手帳を使うことにしました。

そして、パソコンに向かえるときにそれを元に更新します。更新したチャート形式のノートはプリントしておくとすぐに参照できるし、それに書き込んでしまうのも一つの手かと思います。

この時、パソコン内のデータをどこからでも参照できると便利だと思うのです。いちいちUSBメモリに記憶させて、持ち運ぶのは手間ですし、手間な作業はおそらく継続できません。


そこでLiveDriveとDropboxを利用することを考えたわけです。



LiveDriveとDropboxはどちらも大容量のデータを保存することはできるのですが、シンプルに両者を理解すると、

21_logo.gif
は容量無制限なので、データのバックアップ用。



36t_bor.jpg
はパソコン間や仲間同士でのデータの共有の機能が優れているので、データ共有用。


という感じです。

簡単に言うと、LiveDriveはウェブ上の外付けハードディスク、Dropboxはウェブ上のUSBメモリ、ですかね。

Dropboxは容量が有料にしても50GBが限界なので、データをまるごとバックアップという目的には向かないと思います。個人レベルでは十分という考えもあるかもしれません・・・



要するに、普段はデータ共有用のDropboxをメインに使って、保存しておきたいデータはどんどんLiveDriveに保存していくスタイルが良いのかなと思っています。


なお、LiveDriveが無料なのはベータ期間の今だけです。

この前、LiveDriveから利用者向けにメールが来ましたが、それによると無料で使えるのは今年の1月までのようで、その後は個人向けで年間40ポンド、企業向けで年間200ポンドになるようです。企業向けは複数の利用者で保存しているデータを共有することができます。今のレートだと個人向けで年間約5200円くらいですね。容量無制限であること、データを失ってしまうことに対する安心を買うこと、結構使い勝手が良いことなどを考えるとこの値段は安いかもしれません。



もちろん、この2つのソフトはGTDに限らず、普段のデータ管理にも使えます。みなさんも良かったら試してみてください。


参考記事:メタノート:これはスゴイ!「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」


追記:LiveDriveとDropboxとEVERNOTEについてまとめてみました。




これはスゴイ!「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」


12 27, 2008 | Tag,GTD,田口元,百式,行動管理,タスク管理

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術はじめてのGTD ストレスフリーの整理術
(2008/12/24)
デビッド・アレン

商品詳細を見る


仕事に対するストレスの一番の原因は「やるべき事」が自分自身で把握できていないことにあるかもしれません。日々降りかかってくる仕事を上手に管理することができれば、予期せぬ仕事に対しても余裕を持って対処できそうです。

GTDとはGetting Things Doneの略ですが、これは「戦略的な観点からエネルギーを集中させるべきところに集中させつつ、エネルギーの無駄を極力排除することが出来るような信頼できるシステム」のことです。

これを利用することで、自分の目標や行動を把握し、たくさんの「やるべき事」を頭の外で管理するので、今目の前の「やるべき事」に集中できるようになり、ストレスを軽減しながらタスクを完了していくことが出来ます。



様々なHow to本に共通して言えることだと思いますが、本書も同様で、内容を読んで理解しただけでは内容を活かすには不十分だと思います。実際に使ってみることです。



内容をとても気に入ったので、私もGTDを使ってみました。

本書の監訳者はブログ百式IDEA*IDEAで有名な田口元さんです。
これらのブログには本当に多くの役に立つツールが紹介されています。


GTDのプロセスを順次挙げていきます。
本書では紙とペンを用いた方法が紹介されていましたが、私はパソコン上で管理した方が便利だと思うので、それに伴って必要なソフトも紹介します。

  1. 頭の中の「気になっているもの」すべてを書き出す

  2. 全て書き出してそれを「in-boxフォルダ」の中に入れる


  3. それらを今行動を起こすべきか吟味する

  4. そして今行動を起こす必要のないものは
    • ゴミ箱
    • 「いつかやる/多分やる」リスト
    • 資料フォルダ

    これらのフォルダに整理する。


  5. 次に行動するリストが複数あったら

    • 「プロジェクトリスト」
    • 「プロジェクトの参考情報」

    を作る。このプロジェクトは、計画が本来の人生の目的に沿っているかとか、大局的に自分のGTDを見渡す時に役立てる。


  6. 次に取るべき行動のうち2分以内に出来ることはいますぐやる



  7. 残りの取るべき行動リストをさらに以下に分類する

    • 連絡待ちリスト
    • 自分でやるべきでないものをこのリストに入れる
    • カレンダー
    • 特定の日付にやらなければならないことだけカレンダーに書き込む
    • 「次に取るべき行動」
    • 本当の「次に取るべき行動」があぶりだされる。



このプロセスは本書の中にあるフローチャートを見ないと実際には分かりにくいかもしれません。

私は本書の内容を元に、コレ▼

を使ってチャートを作り、そこにどんどん入力するようにしました。このソフトは操作性に優れているので、とても使いやすいし、パソコンのソフトなので、随時簡単に更新できる点がとても便利です。



さらに、情報を一元管理するために
(フリーソフト)
21_logo.gif
http://www.livedrive.com/
百式:無料かつ容量無制限!柔軟な設定ができて使いやすいオンラインストレージの決定版『LiveDrive』


こちらも情報の一元管理に役立ちます。
(フリーソフト)
36t_bor.jpg
https://www.getdropbox.com/
シゴタノ!:2009年も使っていきたい5つのツール

早速ダウロードしてみましたが、これでパソコンさえあれば、いつでもどこでも自分のタスクを一元管理できそうです。上の二つのソフトのうち、どちらがより使いやすいソフトなのかはまだそれほど使い込んでないので、答えは出ていません。

常々思うのですが、情報は一つの場所に保存しおく方がその情報を使う時に使いやすいと思います。
また、オンラインストレージは外付けのHDDのように、バックアップとしても使えることが有用な点です。



GTDでは週単位で「行動」を見直すことが大切です。今週出来なかったけど、来週はやろうと思っていることや、もうやる必要のないことを週末に見直して、次の週につなげます。

いったんin-boxに入れた情報はどんどん下位の行動リストに落とし込んで、in-boxは空にしておかなければいけません。でないと、いつまでも自分の頭の中はモヤモヤしたままです。


慣れるまでにまだ時間がかかりそうですが、これは身につけたら結構な武器になりそうです。

年末に一年を振り返るもよし、年始にやるべき事を考えるのもよし、とにかくやってみることが大事だと思われる一冊でした。




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