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あとひと手間で印象を変える 【書評】できる大人の”一筆添える”技術


07 15, 2009 | Tag,手紙,年賀状,ビジネススキル

電子メールが隆盛の時代ですが、本書を読むとまだまだ手紙の生き残る余地はありそうだということが実感できます。

プライベートにしろ、仕事にしろ、単なる連絡事項に一手間加えるだけで相手の心に残る印象を残すことができます。それを実現するのが「一筆添える技術」です。

といってもそんなに手の込んだことをするわけではありません。

ほんの一手間です。例えば取引先に頼まれた商品や書類を郵送するとき。ものだけ送るより一筆添えた方が確実に相手の印象に残ります。

自分がもらう立場と思って考えてみてください。商品だけポンと宅急便で送られてくるのと、一言手書きのメッセージを添えて送られてくるのとでは感じる印象が違うはずです。とてもマメな人だ、誠実な人だ、という印象を抱くのではないでしょうか。

できる大人の“一筆添える”技術できる大人の“一筆添える”技術
(2009/03/15)
むらかみ かずこ

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本書でお薦めされている一筆添えるのに役立つツールは「一筆箋」です。

一筆箋とは縦18cm×横8cmほどの短冊型の細長い便箋のことです。

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これに、
「○○様 いつもお世話になり、ありがとうございます。今後ともよろしくお願いいたします。 ○○(より)」
とだけ手書きで書かれてあったとしても、ないよりはずっと好印象なはずです。

「手書き」というのがポイントです。パソコンのメールで変わりばえのしない文字を見るより、多少汚い字でもその人の個性が出ている手紙の方が真心がこもっていると感じます。


本書が薦めるのはとにかく、形式ばらない気軽な一筆です。お礼状の基本文例、形式ばらない時候の挨拶の基本文例が掲載されており、これらはすぐに役立つと思います。

本書に掲載されている年賀状に関する工夫もなかなか良かったです。年賀状には必ず手書きの一筆を添えること。12月20日~25日にあえて日をずらし、クリスマスカードや御用納めの挨拶として年賀状にするという工夫がもらった相手には好評だったそう。試してみたいと思った工夫でした。

できる大人の“一筆添える”技術できる大人の“一筆添える”技術
(2009/03/15)
むらかみ かずこ

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上司に評価される説明 6つのプロセス 


06 22, 2009 | Tag,プレゼン,コミュニケーション,ビジネススキル

上司に説明するときに使える6つのプロセスをご紹介。

頭のいい説明「すぐできる」コツ―今日、結果が出る! (知的生きかた文庫)頭のいい説明「すぐできる」コツ―今日、結果が出る! (知的生きかた文庫)
(2008/11/20)
鶴野 充茂

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1.相手に心の準備をさせる

これから話す内容は○○についてです。
これから話す内容は3点あります。○○と○○と○○です。


2.まず出来事を説明して、次に感想・解釈を述べる。

これが逆の順序だと話がまったく読めなくなります。上司はあなたの感想をまず欲してるわけではないはずです。あなたが大変な目にあって真っ先に感想を話したい気持ちは分かりますが、相手が状況をイメージしやすいように説明する方が親切です。


3.結論から話す。

大きな情報から小さな情報へつなげていくイメージです。
テレビで見かける、結局あなたの言いたいことはなんですか?イエスなの?ノーなの?という政治家。これに対するイラツキは上司もあなたに感じているかもしれません。


4.一つの話に結論は一つ


長すぎる説明はせっかくの熱い説明を無駄にしてしまいます。とにかく内容を削ることが必要です。何度も推敲していると削れる部分が見つかるはずです。
そしてこれも大切。短文で構成することです。文章もそうですが、人が話す内容でもあまりに長いと何が言いたいのか分からなくなってきます。校長先生のスピーチを思い出しますね。


5.結論で始まり、結論で終わる。

上司に説明をする時はなるべく簡潔にまとめることが大切です。しかし、どうしても長くなってしまう場合は初めに述べた結論を最後にもう一度繰り返しましょう。


6.「お願い」をする。

「助けてほしい」、とか「相談したい」という言葉は上司の心を動かすのに有効な言葉です。誰でもお願いをされると弱いもの。
そして最後のこのシメではこちらで選択肢を用意しておくことが説明上手の秘訣です。あなたが上司に説明するとき、どういう反応をしてほしいか、どういう決断をしてほしいかは既に決まっていることが多いと思います。それなら、最後にA案、B案、C案のどれにしましょうか、とはじめから選択肢を与えてしまうのです。


以上6つのプロセスでした。


考えていることを上手に伝えるのは、私にとっても常に課題です。多くは説明する側とされる側の二者間で前提が違うことが情報伝達の障害になっていると思います。それならある程度決まり切った手順にして、いつもそのプロセスどおりにやってみるのはどうか、と考えたのが今回のエントリーです。

ブログのような文章によるコミュニケーションだと考える時間があっていいのですが、対面での説明は唐突に訪れる場合がありますよね。この場合は考える時間がないので、さらに難易度が高いと思います。やっぱり型を身につけておくの有効なのではないでしょうか。

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(2008/11/20)
鶴野 充茂

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【書評】「しゃべる」技術~仕事力が3倍あがる話し方の極意


02 27, 2009 | Tag,コミュニケーション,,ビジネススキル,プレゼン

「しゃべる」技術~仕事力が3倍あがる話し方の極意「しゃべる」技術~仕事力が3倍あがる話し方の極意
(2008/10/22)
麻生けんたろう

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この本はikadokuさんのブログで見つけた本ですが、思った以上に得ることの多い本でした。

本書の最大のテーマは大勢の前でいかにうまくしゃべるかということですが、このテーマは実は日常会話からプレゼンテーションまで幅広く応用可能です。

著者は元アナウンサーの方なのですが、読んでいて感じたのは、アナウンサーという職業はやはり「話」のプロ、ということでした。原稿を読む以外にも会の進行やラジオのパーソナリティーなどをやるために話題作りから話の展開、話の盛り上げ方まで、実は様々なことを工夫しているのです。本書ではそれをどうやって行うのか、具体的な例を多く使って説明されていて、とても親切なつくりになっています。


一部を紹介すると、



人前であがらないようにするために

 ・「意識を外に向ける」

プレゼンテーションの前にあがるのは誰でもあることですが、これを克服する一つのコツが「意識を外に向ける」ということです。自分があがっていると思った瞬間から緊張は増していきます。だから、緊張のことなど忘れて相手の言葉を注意深く聴いたり、質問を交えながら反応を即座に感じて話すことを意識します。こうして意識を外に向けるのです。



問いかけは

 ・「みなさん」ではなく、「あなた」と呼ぶ

ブログでも言えることなのかもしれませんが、大勢の前で話をする時は二人称は「あなた」を使うようにします。「みなさん」と呼びかけられるより、聴衆は自分のこととして感じることができるので話に注目してくれます。



記憶に残らせるために

 ・「メタファー」を使う

また、会話の中にメタファー(暗喩)を使うことも効果的ですね。簡単に言うと「たとえ話」ですが、たしかに、話のうまい人はたとえ話が上手です。うまいたとえ話ほど記憶に残る、ということもよく経験することです。



アナウンサーらしく「声」や「活舌」の話、さらには人を惹きつける「会話の構成作り」まで書かれている、内容の濃い本でしたよ。



考えすぎて動けない人のための 「すぐやる!」技術


12 04, 2008 | Tag,ビジネススキル,心構え

考えすぎて動けない人のための 「すぐやる!」技術考えすぎて動けない人のための 「すぐやる!」技術
(2008/08/22)
久米 信行

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本書はタイトルにある”すぐやる技術”というよりは、”すぐ活かせる技術”と言った方が適切のような気がします。

本書では31のすぐに使える技術が紹介されていて、どれも読み手の立場に立ったレベルまで落とし込んであるので、明日からでも活かせるのではないかと思います。

おそらく、31のうちどれを参考にするかは個人個人でだいぶ差が出るとは思いますが、今回は私が個人的に参考になったものを一部紹介します。

初対面の人と会うのは、それなりにエネルギーを使うものだと思います。
場所にもよるのでしょうが、私はあまり得意な方ではないと思っています。

  • ググってウィキして事前調査をしておく
「ググってウィキして」というのは、相手に会う前にある程度事前に調べておくということです。対人間の交渉ではとにかく、準備が大切だといいます。グーグルで調べたり、ウィキペディアで調べるのはそんなに手間もかからないし、コストパフォーマンスの高い方法だと思います。


  • 上司に反論するときは、「買い手よし、世間よし、売り手よし」の「三方よし」に適った反論にする。
自分の思いが強ければ強いほど、感情的に訴えがちです。上司側には上司としてのプライドもあります。だから、感情的になるのはかえって逆効果です。こういう時には、自分個人の意見としてアピールするより、色々な立場から見てもメリットのある提案であることを上司にアピールすることが大切なのだと思います。


  • 最前列に座って真っ先に手を挙げる

講演などで、最前列に座ることで講演者にまずアピールできます。講演というのは、質疑応答も含めて一つの作品なので、一番はじめに手を挙げて発言することで講演者にさらにアピールすることができます。そこから名刺交換に発展したりなんかして、人脈が広がるかもしれません。「見当違いの質問をしてしまったらどうしよう?」という不安にさいなまれると思いますが、講演者が求めているものは、①質問内容の質というよりは、質問そのものがあること、②知ったかぶりの質問よりは素人よりの質問、なので心配に及びません。


そうは言うものの、”不安”や”恥ずかしい”という感情と折り合いをつけるのは難しいことだと思います。一つでも実行して自信をつけていくことが明日への一歩になるのだと思います。



ブライアン・トレーシーの 話し方入門


09 13, 2008 | Tag,プレゼン,コミュニケーション,ビジネススキル

誰でも人前で話すことは必要なはず。
人前で話すのが上手な人もはじめから上手だったけではありません。
かなりの試行錯誤を繰り返しています。
この本はそんな話すことの達人からのメッセージが詰まっています。
人前で話すのを上手くなりたいと思っている人、自分の実力はまだまだだと思っている人、とても参考になりますよ。

ブライアン・トレーシーの 話し方入門 ー人生を劇的に変える言葉の魔力ブライアン・トレーシーの 話し方入門 ー人生を劇的に変える言葉の魔力
(2008/07/17)
ブライアン・トレーシー

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著者は大勢の前で講演をすることを前提にこの本を書かれています。

私の場合はそこまでのキャリアはないので、まずは学会発表で役に立つような知識を探して読みました。人前で話すことには変わりないので、参考になりましたよ。



スピーチを始める前にもっとも大事なことは、これでもかというくらい準備をすることです。
内容の構成から始まり、時々入れる冗談や時間の割り振り、会場の設備にまで気を回します。
話す練習をするというのも大事です。上手く話している姿をイメージしながら話す練習をします。


内容に関してはやっぱり結論から考える方が良いです。
木の幹を先に作ってあとから枝葉をつけていくほうが論点がぶれません。
結論がはっきりしないスピーチほど、終わってから聴衆に
「さっきの話、結局何が言いたかったんだっけ?」
と言われてしまいます。



緊張への対処の仕方
私はまだ慣れないので学会発表などでも調子に乗るまではっきり言って足が震えます。
しかし、これは場数を踏むことで解消できます。
ひたすら場数を積むと嫌でも慣れるし、緊張に対する対処の仕方もわかってきます。
他に緊張を緩和する方法として、
自分に対して「私はできる、私はできる」と言い聞かせたり、上手くスピーチできている時をイメージする方法があります。
どうして緊張するのか?という理由に、話す内容を忘れてしまったらどうしよう?といった不安が少なからず関与していると思いますが、忘れないためのスピーチに役立つ記憶術、ニーモニックを紹介します。

ワン(1)をガン(銃)とみなして一番目の論点については最初のメッセージが銃から飛び出す様子を想像する。
次にツー(2)をシュー(靴)とみなして二番目の論点が靴から出てくるとか、靴の下にあるとか、靴と連想させる。
同様にスリー(3)はツリー(木)とみなして三番目の論点が木の枝からぶら下がっている様子を創造する。



パワーポイントを使うときの注意点
・5×5のルール
1スライドには1行5単語、5行まで(英語の場合)
 そうしないと聴衆は読むのに必死になって話を聞けない。
・聴衆に顔を向けてしゃべる



他のコツ
・口調とボディランゲッジに気をつける。
研究によると、メッセージのたった7%が言葉によるもので、38%が口調によるもの、55%がボディーランゲッジによるものだそうです
・聴衆には参加してもらう。聴衆の頭を働かせるように気を配る。
・目線はまず聴衆の中でも熱心に話を聞いている人に向け、そこから他の聴衆にも視線を送る。
・三の力
「人民の、人民による、人民のための・・・」
印象に残すためには効果的。
・常に論点は明確に
・間のとり方
強調の間、聴衆に思考させる間など


学ぶ点の多い本でした。




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