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たしかにライフハック【書評】情報ダイエット仕事術


01 14, 2009 | Tag,ライフハック,GTD,タスク管理

情報ダイエット仕事術情報ダイエット仕事術
(2008/12/20)
堀 E. 正岳

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本書はブログ:Lifehacking.jp管理人の堀 E. 正岳さんの著作です。マインドマップ的読書感想文:【オススメ】「情報ダイエット仕事術」堀 E. 正岳で紹介されていたのがきっかけで読んでみました。

ブログ:Lifehacking.jpはすぐに応用可能な知識を記事にしてくれているのでとても参考になります。

本書もそういった誰でも応用可能な知恵を授けてくれる本だと思います。


以前にこれはスゴイ!「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」でも紹介したのですが、本書はGTD的な内容を取り入れた本です。

GTDの目的は「やらなければならない事によるストレスから解放される」というものです。これにより、日々やらなければならないタスクを、なるべく自分の頭の中だけで管理しようとせず、自分とは別個の「外部脳」の中で管理することで、日々のストレスを軽減させることができます。


本書の中で気に入ったのは2分・5分・15分ルールです。
GTDの基本なのだと思うのですが、より実際に即した方法が紹介されていました。
自分流にアレンジして紹介します。

まずはとりかからなければならないものを、「2分でできること」「5分くらいあればできそうなこと」「15分以上かかりそうなもの」の3つに分けます。ここが大切なポイントです。とりかからなければならないものがどれくらいの時間をかけたら終わるのか自分で分析しなければいけません。

その分類ができたら、

「2分でできること」は今すぐやってしまいます。

「5分くらいあればできそうなこと」は必ず「To Do リスト」などの媒体に一旦記載します。そして列挙されたリストを順次こなしていきます。

「15分以上かかりそうなもの」も別のリストに記載し、できるだけ終了するまでにかかりそうな時間を予測した後、時間を確保し、とりかかります。


「5分、15分以上かけてやること」をやっている時にしばしば直面する問題の一つに、途中で雑多な「やらなければいけない事」が出現してくるということがあります。人間生きていれば、この状況に出くわすのは仕方ありません。これに対してどう対処するかなのですが、このように考えます。

それが2分でできることなら、今すぐやってしまう。

5分かそれ以上かかるようなら「To Do リスト」や「15分以上かかるもののリスト」に書き足して、リストの順に(優先度は適宜変えても良い)、順次とりかかる。

こうすることで、あれもこれも、という精神的なプレッシャーから解放され、目の前のことに集中できるようになります。


私はGTDを実践する上で、ウェブを使った外部脳とアナログの手帳を併用するのがいい方法だと思って、今始めているところです。

みなさんも本書を読んで自分流にアレンジしたタスク管理をしてみてはいかがでしょうか?



本書に書いてあったことなのですが、堀さんは1日1論文読むのを日課にされているそうです。本業が科学者という職業なので、論文を読むのは必須なのでしょうが、忙しい合間を縫ってコンスタントに論文を読むのはなかなか難しいことだと思います。本書に載っているようなタスク管理をしていればこそ、できることなのかもしれません。

私も仕事柄、日々新しい論文を読んだ方が良いのですが、1日1論文とまではいかないまでも見習っていきたいと思います。


参考記事:
これはスゴイ!「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」
パソコンで実践するGTD-LiveDriveとDropboxの使いわけについて-

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これはスゴイ!「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」


12 27, 2008 | Tag,GTD,田口元,百式,行動管理,タスク管理

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術はじめてのGTD ストレスフリーの整理術
(2008/12/24)
デビッド・アレン

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仕事に対するストレスの一番の原因は「やるべき事」が自分自身で把握できていないことにあるかもしれません。日々降りかかってくる仕事を上手に管理することができれば、予期せぬ仕事に対しても余裕を持って対処できそうです。

GTDとはGetting Things Doneの略ですが、これは「戦略的な観点からエネルギーを集中させるべきところに集中させつつ、エネルギーの無駄を極力排除することが出来るような信頼できるシステム」のことです。

これを利用することで、自分の目標や行動を把握し、たくさんの「やるべき事」を頭の外で管理するので、今目の前の「やるべき事」に集中できるようになり、ストレスを軽減しながらタスクを完了していくことが出来ます。



様々なHow to本に共通して言えることだと思いますが、本書も同様で、内容を読んで理解しただけでは内容を活かすには不十分だと思います。実際に使ってみることです。



内容をとても気に入ったので、私もGTDを使ってみました。

本書の監訳者はブログ百式IDEA*IDEAで有名な田口元さんです。
これらのブログには本当に多くの役に立つツールが紹介されています。


GTDのプロセスを順次挙げていきます。
本書では紙とペンを用いた方法が紹介されていましたが、私はパソコン上で管理した方が便利だと思うので、それに伴って必要なソフトも紹介します。

  1. 頭の中の「気になっているもの」すべてを書き出す

  2. 全て書き出してそれを「in-boxフォルダ」の中に入れる


  3. それらを今行動を起こすべきか吟味する

  4. そして今行動を起こす必要のないものは
    • ゴミ箱
    • 「いつかやる/多分やる」リスト
    • 資料フォルダ

    これらのフォルダに整理する。


  5. 次に行動するリストが複数あったら

    • 「プロジェクトリスト」
    • 「プロジェクトの参考情報」

    を作る。このプロジェクトは、計画が本来の人生の目的に沿っているかとか、大局的に自分のGTDを見渡す時に役立てる。


  6. 次に取るべき行動のうち2分以内に出来ることはいますぐやる



  7. 残りの取るべき行動リストをさらに以下に分類する

    • 連絡待ちリスト
    • 自分でやるべきでないものをこのリストに入れる
    • カレンダー
    • 特定の日付にやらなければならないことだけカレンダーに書き込む
    • 「次に取るべき行動」
    • 本当の「次に取るべき行動」があぶりだされる。



このプロセスは本書の中にあるフローチャートを見ないと実際には分かりにくいかもしれません。

私は本書の内容を元に、コレ▼

を使ってチャートを作り、そこにどんどん入力するようにしました。このソフトは操作性に優れているので、とても使いやすいし、パソコンのソフトなので、随時簡単に更新できる点がとても便利です。



さらに、情報を一元管理するために
(フリーソフト)
21_logo.gif
http://www.livedrive.com/
百式:無料かつ容量無制限!柔軟な設定ができて使いやすいオンラインストレージの決定版『LiveDrive』


こちらも情報の一元管理に役立ちます。
(フリーソフト)
36t_bor.jpg
https://www.getdropbox.com/
シゴタノ!:2009年も使っていきたい5つのツール

早速ダウロードしてみましたが、これでパソコンさえあれば、いつでもどこでも自分のタスクを一元管理できそうです。上の二つのソフトのうち、どちらがより使いやすいソフトなのかはまだそれほど使い込んでないので、答えは出ていません。

常々思うのですが、情報は一つの場所に保存しおく方がその情報を使う時に使いやすいと思います。
また、オンラインストレージは外付けのHDDのように、バックアップとしても使えることが有用な点です。



GTDでは週単位で「行動」を見直すことが大切です。今週出来なかったけど、来週はやろうと思っていることや、もうやる必要のないことを週末に見直して、次の週につなげます。

いったんin-boxに入れた情報はどんどん下位の行動リストに落とし込んで、in-boxは空にしておかなければいけません。でないと、いつまでも自分の頭の中はモヤモヤしたままです。


慣れるまでにまだ時間がかかりそうですが、これは身につけたら結構な武器になりそうです。

年末に一年を振り返るもよし、年始にやるべき事を考えるのもよし、とにかくやってみることが大事だと思われる一冊でした。




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